Por muito tempo pessoas físicas e jurídicas se valeram dos tradicionais carimbos, selos e de outros meios para comprovar a autenticidade de documentos, firmar acordos e responsabilidades diante de informações declaradas.
Com as exigências para preencher e enviar obrigações fiscais, contábeis e tributárias, contribuintes passaram a utilizar o chamado Certificado Digital, que possibilita que as informações sejam entregues aos órgãos competentes com maior agilidade e segurança por meio da identificação digital.
Obrigatoriedade e Agilidade
Obrigatório desde 2010 para empresas que trabalham sob o regime de lucro presumido ou lucro real, a Certificação Digital assegura a realização de transações on-line e a troca eletrônica de mensagens e informações com presunção de validade jurídica por meio dos usuários.
Hoje empresas optantes pelo Simples Nacional também são exigidas certificação digital por conta do envio das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio da GFIP.
Ao emitir um Certificado Digital, o usuário garante a integridade, a autenticidade e a veracidade das informações prestadas, evitando que os dados transmitidos sejam alterados ou mesmo interceptados durante o processo de envio da máquina do remetente para a do destinatário — uma vez que é identificado o autor da mensagem por meio da sua Assinatura Digital.
Desburocratização
Além de desafogar cartórios e juntas comerciais, de desburocratizar processos e oferecer mais segurança nas transações, o uso da Certificação Digital vai ao encontro das exigências de uso sustentável do meio ambiente, uma vez que permite que trabalhos possam ser realizados praticamente sem o uso de papéis.
Dessa forma, há uma diminuição do espaço de armazenamento e uma redução dos custos com mão de obra, uma vez que não é mais necessário manter arquivos em formato físico. Um exemplo disso é que, desde que foi implementada em 2006, a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) já permitiu que 48 milhões de folhas deixassem de ser impressas.
O que é Certificado Digital? Quais os seus usos?
A tecnologia permitiu que órgãos e contribuintes pudessem realizar uma série de procedimentos e transações eletrônicas de forma segura e mais ágil, sem a necessidade de se deslocar a uma unidade física para autenticar informações.
Emitir e receber documentos, acessar informações, enviar obrigações, compartilhar dados sigilosos ou mesmo acessar uma conta corrente ou enviar um e-mail faz com que usuários e órgãos fiscalizadores estejam suscetíveis a fraudes. Dessa forma, toda e qualquer transação eletrônica precisa ser realizada de forma segura e confiável, principalmente em relação ao teor de importância do que é trafegado na rede.
Com a Certificação Digital é possível atender a essas necessidades, permitindo que o usuário prestador das informações possa ser identificado, evitando que alterações, interceptações de dados privados ou mesmo outros tipos de ações indevidas sejam realizadas — considerando o tripé “integridade/autenticidade e confiabilidade”.
Mas antes de entender o que é Certificado Digital, alguns conceitos precisam ser elucidados. Vejamos:
Certificação Digital
A Certificação Digital é a tecnologia que permite que as transações eletrônicas sejam realizadas com segurança, por meio de algoritmos matemáticos capazes de garantir que as informações sejam manipuladas com autenticidade, integridade e confiabilidade.
Assinatura Digital
Escanear ou imprimir uma assinatura não são as melhores formas de conferir a autenticidade de documentos — uma vez que fica fácil editar ou mesmo alterar as assinaturas em softwares de edição de imagens. Além disso, documentos enviados por e-mail ou por outros meios digitais correm risco de serem interceptados. Sendo assim, a forma mais segura de evitar todos esses problemas é a Assinatura Digital.
A Assinatura Digital nada mais é que um processo eletrônico que faz uso de chaves criptografadas. De maneira geral, documentos que são assinados digitalmente passam por um processo de codificação das informações eletrônicas, de forma que somente receptor e emissor possam acessar os documentos compartilhados.
Além disso, desde agosto de 2001, por meio da Medida Provisória nº 2.200, documentos assinados digitalmente possuem validade jurídica.
Certificado Digital
O Certificado Digital é a base para o funcionamento da Certificação Digital. Ou seja, esse certificado nada mais é que um arquivo eletrônico, detentor de Assinatura Digital, que contém todos os dados do seu titulares (pessoa física ou jurídica). O Certificado Digital é utilizado para integrar o utilizador a uma chave criptografada (identidade exclusiva) — atentando a identificação do emissor e do receptor.
Principais tipos
Dentre os tipos de Certificado Digital destacamos três, que são os mais importantes para o pequeno empreendedor.
e-CPF: Utilizado por pessoas físicas, mas o empresário pode usar como assinatura digital de documentos, sendo ele o representante legal do negócio. Não serve para emissão de NF-e.
e-CNPJ: O e-CNPJ é a versão online do CNPJ. Com ele é possível assinar digitalmente e transmitir dados de operações de uma Pessoa Jurídica, garantindo e assegurando a autenticidade de todas as informações. Ideal para as empresas.
NF-e: Mesmo que com o e-CNPJ o empreendedor consiga fazer a emissão de notas fiscais, esse certificado é adequado para as pessoas que possuem funcionários, para que eles possam fazer a emissão de notas sem a preocupação de utilizarem o Certificado Digital para tarefas ilegais ou sem autorização.
Aplicação do Certificado Digital
O uso do Certificado Digital é feito, por exemplo, nas transações bancárias on-line. Ou seja, para comprovar a autenticidade do serviço, o banco utiliza um certificado que assegura ao usuário que ele realmente está acessando o servidor do banco. Assim, ao acessar a sua conta bancária, por exemplo, o usuário pode utilizar seu certificado para autenticar-se diante do banco.
Serviços governamentais como tramitações eletrônicas de documentos oficiais também têm sido amplamente utilizados. E-mails, envios de documentação, abertura e fechamento de negócios, entre uma série de outras aplicações fortalecem a importância do Certificado Digital e a tendência futura em utilizá-lo como um importante documento na autenticidade das informações, na agilidade das transações, na redução da burocracia e dos custos, além de tantas outras vantagens.
Por meio do Certificado Digital é possível assinar Notas Fiscais Eletrônicas, Cupons Fiscais Eletrônicos, além de outros documentos via internet, como declarações de imposto de renda, movimentações na conta bancária, etc.
Quem pode fazer a solicitação do Certificado Digital?
Todas as pessoas jurídicas e as pessoas físicas podem fazer uso do Certificado Digital — sendo que em alguns casos, o uso do certificado é obrigatório.
Via de regra, todas as empresas regidas pela tributação do Lucro Real ou Lucro Presumido são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica e, consequentemente, precisam de um Certificado Digital. Vejamos:
Empresas tributadas pelo Lucro Real
São obrigadas a utilizar o Certificado Digital, uma vez que a maioria das declarações (mensais e anuais) precisa ser encaminhada à Receita Federal via formato digital — por meio do certificado.
Empresas optantes pelo Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional eram desobrigadas a utilizar o Certificado Digital, mas a Resolução CGSN nº 125 estabeleceu algumas mudanças e, entre elas, está a obrigatoriedade do Certificado Digital quanto ao limite de colaboradores. Ou seja, passa a ser exigido desde 2016 para o envio das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio da GFIP.
Microempreendedor Individual
Como a utilização da Nota Fiscal Eletrônica não é obrigatória em muitos estados brasileiros, o uso do Certificado Digital também passa, consequentemente, a não ser obrigatório para MEIs.
O uso do certificado para o escritório de contabilidade
O novo cenário trazido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem exigido de escritórios contábeis mais rigor diante das informações prestadas, uma vez que por meio da integração de diversas informações, a Receita Federal passa a ter mais controle sobre o que está sendo informado. No caso de incoerências ou erros, medidas cabíveis passam a serem realizadas em tempo hábil.
Muito além de uma obrigatoriedade, o uso do Certificado Digital é importante para a conectividade e a segurança das informações prestadas.
Além disso, o uso do Certificado Digital possibilita mais transparência nos processos, uma vez que garante a autenticidade, a confiabilidade e a segurança das informações enviadas no meio virtual. O certificado, então, protege as informações de ataques fraudulentos que possam comprometer a validade do que está sendo enviado, comprovando a identidade de pessoas e empresas.
O que é necessário para obter o certificado digital?
A obtenção de um Certificado Digital compreende 4 etapas:
Solicitação; Identificação Presencial ou por videoconferência; Validação e Verificação dos documentos; Emissão.
O Certificado Digital pode ser retirado por uma Pessoa Física (e-CPF), Pessoa Jurídica (e-CNPJ) ou mesmo PJ destinado para Microempreendedores ou Empresas de Pequeno Porte (e-CNPJ, ME ou EPP).
Qual a validade de um Certificado Digital?
A validade de um Certificado Digital varia conforme o tipo escolhido:
A1: 1 ano
Tem validade de 1 ano (12 meses). A emissão e o armazenamento são feitos diretamente no computador do titular. Uma característica principal desse tipo de certificado é o fato de não possuir um dispositivo alheio de armazenamento, uma vez que é um arquivo e não um cartão. Além disso, é possível que o certificado A1 seja enviado para o sistema em que o usuário esteja realizando a emissão de NFe e NFCe, podendo emitir de qualquer dispositivo, e a qualquer hora.
A3: até 5 anos, normalmente 3 anos.
No caso desse tipo de certificação, o par de chaves é gerado em um dispositivo específico, ou seja, em uma mídia de armazenamento pré-determinada — que pode ser um cartão, um token USB, um smart card ou qualquer outra forma de mídia móvel. Tanto as chaves do A1 quanto as do A3 são enviadas para uma Autoridade Certificadora. No entanto, no último caso a chave privada é guardada em uma mídia móvel protegida por senha.
Após o prazo de encerramento do Certificado Digital, ele é automaticamente expirado e, qualquer documento assinado após a data de vencimento não possui qualquer validade legal. Já os documentos que forem assinados dentro do período de validade do certificado, tem sua validade assegurada por tempo indeterminado.
Contudo, o Certificado Digital pode ser revogado antes do período definido para expirar. Para isso, é preciso que o usuário encaminhe à AC que emitiu o certificado a solicitação de revogação. Entre as justificativas podem estar o comprometimento da chave privada, as alterações de dados do certificado ou qualquer outro motivo cabível.
Validade Jurídica
Sendo assim, a Certificação Digital muito além de uma obrigatoriedade, se torna um diferencial frente a um mercado cada vez mais competitivo. Além disso, a Assinatura Digital tem validade jurídica. Sem dúvida, o uso do Certificado Digital cumpre o papel como uma ferramenta obrigatória para muitas empresas, mas também se torna um importante instrumento que permite uma gestão segura quanto ao sigilo e à troca de informações.
Fonte: Valid Certificadora